¿Quién se queda con su expediente cuando cambia de abogado?

Si le dijeron que el expediente es del bufete, no le mintieron: en Florida, el expediente que genera un abogado es del abogado. Pero su abogado anterior igual tiene que devolverle sus documentos originales y darle a su abogado nuevo copias de lo que le sirva a su caso, a un costo razonable. Por eso conviene pedir cosas concretas y no "mi expediente".

Cuéntenos de su caso

o llame al 1-866-568-4913

Es natural pensar que el expediente es suyo. Ahí están sus registros, sus fotografías y la historia de su caso. Las reglas y las decisiones de los tribunales de Florida trazan la línea en otro lugar, y esa línea decide qué tan rápido va un cambio de abogado y qué, si acaso, puede retener el primer bufete.

Dentro de su pregunta hay cuatro. ¿De quién es el expediente? ¿Qué está obligado a entregar su abogado anterior? ¿Quién paga las copias? ¿Y puede el bufete anterior quedarse con materiales hasta que se paguen los costos del caso? La última es la que detiene los traspasos, y el Colegio de Abogados de Florida ha dicho algo específico sobre ella.

Si no habla inglés, hay una pregunta más que conviene hacer antes de firmar con el bufete nuevo: quién va a pedir el expediente, quién lo va a revisar y quién le va a explicar a usted, en español, lo que llegue.

¿De quién es el expediente de su caso en Florida?

Del abogado. El comité de ética del Colegio de Abogados de Florida lo dice así: la jurisprudencia de Florida indica que el expediente que genera un abogado es propiedad del abogado y no del cliente.

La fuente es Dowda & Fields v. Cobb. Un cliente había despedido a un bufete, y el tribunal de primera instancia ordenó a los abogados anteriores entregar todo su expediente de oficina, salvo las notas y memorandos internos, al abogado nuevo. El Quinto Distrito revocó esa orden y sostuvo que el expediente y su contenido son propiedad personal del abogado. Catorce años después, el mismo tribunal negó la petición de un cliente anterior que quería obligar a un abogado privado a entregarle copias de los registros sin costo, en Donahue v. Vaughn.

Eso no es todo el cuadro, porque ser dueño del papel no libera al abogado de sus deberes con usted. La Regla 4-1.16(d) fija esos deberes.

Su contrato de honorarios también importa. La Regla 4-5.8(a), que gobierna a los abogados que salen de un bufete, dice que el contrato de servicios legales crea las relaciones legales entre el cliente y el bufete, "incluida la propiedad de los expedientes que mantiene el abogado o el bufete". Revise su contrato para ver si tiene algún párrafo sobre el expediente.

¿Qué tiene que entregar su abogado anterior?

La Regla 4-1.16(d) dice que, al terminar la representación, el abogado "tomará las medidas que sean razonablemente posibles para proteger los intereses del cliente, como darle aviso razonable, permitirle tiempo para contratar a otro abogado, entregarle los papeles y bienes a los que tiene derecho, y reembolsar cualquier pago adelantado de honorarios o gastos que no se haya ganado o incurrido". La oración siguiente permite que el abogado "retenga papeles y otros bienes relacionados con el cliente o que le pertenezcan, en la medida que la ley lo permita".

La opinión del Colegio de 2021 lo convierte en detalles. Un abogado tiene la obligación ética de atender la solicitud razonable de un cliente o cliente anterior que pide copias del material del expediente cuando esa información le serviría al cliente. Por lo general, el abogado debe entregar los bienes propios del cliente, como los documentos originales con valor intrínseco que el cliente le dio. Más allá de eso, la opinión da dos listas representativas y dice que ninguna es exhaustiva.

Lo que un abogado debe considerar entregar

• Documentos presentados ante un tribunal
• Documentos firmados que el abogado preparó para su uso
• Correspondencia sobre su asunto que el abogado considere necesaria para proteger sus intereses
• Documentos, registros e información electrónicos de su asunto que el abogado determine que son necesarios para proteger sus intereses
• Descubrimiento de pruebas que usted pagó
• Opiniones legales emitidas a su solicitud
• Estados de cuenta de facturación

A lo que un cliente por lo general no tiene derecho

• Información confidencial sobre otro cliente
• Materiales administrativos internos, como verificaciones de conflictos, asignaciones de trabajo y notas, evaluaciones o impresiones personales sobre clientes
• Borradores de documentos y documentos sin firmar
• Las consultas del bufete sobre negligencia profesional o ética
• Memorandos legales internos y material de investigación

La opinión agrega una advertencia que importa en un cambio de abogado. Como la Regla 4-1.16 exige medidas "razonablemente posibles para proteger los intereses del cliente", en algunas circunstancias un abogado puede tener que entregar material que normalmente retendría, como un borrador o un documento sin firmar. Lo que necesita su abogado nuevo depende de en qué etapa esté el caso. Por eso la solicitud útil es "envíen lo que el abogado nuevo necesita para continuar el caso" y no "envíen todo".

La Declaración de Derechos del Cliente que recibió con su contrato por contingencia lo dice en palabras sencillas. El punto 2 dice que, una vez que el abogado empieza a representarlo, no puede retirarse del caso "sin darle aviso, entregarle los papeles necesarios y darle tiempo para contratar a otro abogado".

¿Quién paga las copias?

Pueden cobrarle, pero solo una cantidad razonable. La opinión del Colegio dice que el abogado no tiene que asumir el costo de reproducir el expediente, y que el costo del copiado o de cualquier otro medio de acceso "debe ser razonable y reflejar los costos reales en que se incurrió". El abogado también puede cobrar una cantidad razonable por recuperar y entregar los materiales del expediente. La opinión agrega que conviene que el bufete ponga esos cargos, y la forma de calcularlos, en el contrato escrito original.

De ahí salen dos consejos prácticos. Revise el primer contrato para ver si tiene una cláusula de copiado o de recuperación del expediente antes de que alguien le diga una cifra. Y pregúntele al bufete nuevo, antes de entregar dinero, quién cubrirá los cargos de copiado. Eso es parte del arreglo entre usted y el bufete nuevo, y debe constar por escrito.

¿Puede su bufete anterior retener su expediente hasta que se paguen los costos?

A veces, y lo decide el contrato.

La opinión del Colegio parte de la regla general. En situaciones apropiadas, un abogado puede negarse a entregar copias del material del expediente y, en cambio, hacer valer un gravamen de abogado. Esas situaciones incluyen que el cliente se niegue a reembolsar los costos en que incurrió un abogado despedido o a dar una garantía razonable de que se pagarán al final del caso. La opinión agrega que puede ser éticamente permisible hacer valer un gravamen sobre materiales del expediente, pero que "la validez y el alcance del gravamen son una cuestión de derecho que deben decidir los tribunales".

Luego viene el límite. Si el abogado y el cliente acordaron que el reembolso de los costos adelantados depende del resultado del asunto, la opinión dice que el abogado no puede hacer valer éticamente un gravamen de retención por costos pendientes antes de que ocurra esa condición. Lo mismo vale para los honorarios. La opinión se apoya en Rosenberg v. Levin, según el cual un abogado despedido sin causa antes del final de un caso por contingencia solo recupera el valor razonable del trabajo, y ese reclamo surge únicamente si el caso recupera dinero. Por eso el abogado no puede hacer valer éticamente un gravamen de retención por honorarios en un caso por contingencia hasta que la condición se cumpla.

La Regla 4-1.8(e)(1) es donde empieza la versión de esto para los costos. Permite que un abogado adelante costos de la corte y gastos del litigio con reembolso condicionado al resultado. Algunos contratos por contingencia están escritos así y otros no, de modo que la oración de su primer contrato que dice qué pasa con los costos si no hay recuperación es la que hay que encontrar. La página de costos explica cómo leerla.

Este ejemplo es inventado para mostrar cómo lo decide el contrato. No es un caso real.

Digamos que el primer bufete adelantó $9,000 en costos y usted cambia de abogado antes de que el caso se resuelva.

• El contrato A dice que usted debe los costos solo si hay recuperación. La opinión del Colegio dice que el primer bufete no puede retener éticamente su expediente por esos costos, porque todavía no hay recuperación. Los costos se pagan de la recuperación, si la hay.
• El contrato B dice que usted debe los costos gane o no. El primer bufete puede hacer valer un gravamen de retención hasta que se paguen o se garanticen razonablemente los $9,000. La opinión igual dice que el gravamen está limitado por el deber de evitar un perjuicio previsible para usted, y un tribunal decide si el gravamen es válido y hasta dónde llega.

Dos salvedades mantienen esto honesto. Una opinión consultiva no es vinculante, y habla de lo que un abogado puede hacer éticamente, que no es lo mismo que lo que un tribunal ordenará. Las decisiones sobre cómo trata un tribunal un gravamen de retención están en la página de gravámenes, incluida la descripción del Cuarto Distrito del gravamen como "pasivo" y su decisión de que un tribunal puede fijar los términos de la garantía. Y si usted está en el contrato B, debe los costos haya cambiado de abogado o no. Cambiar de abogado no crea la deuda. Solo decide cuándo se hace la pregunta.

¿Qué le debe el bufete anterior cuando usted lo despide?

Usted puede despedir a un abogado en cualquier momento. El Comentario a la Regla 4-1.16 dice que el cliente tiene derecho a despedir a un abogado en cualquier momento, con causa o sin ella, sujeto a su responsabilidad de pagar los servicios del abogado. La Regla 4-1.16(a)(3) exige entonces que el abogado despedido se retire. Lo que el abogado le debe a partir de ahí:

• Aviso razonable y tiempo para contratar a otro abogado (Regla 4-1.16(d)).
• La entrega de papeles y bienes a los que tiene derecho, y el reembolso de cualquier honorario o gasto adelantado que no se haya ganado o incurrido (Regla 4-1.16(d)).
• Medidas razonables para limitar el daño que usted sufra, aun si el abogado siente que lo despidieron injustamente. El Comentario dice que el abogado debe tomar "todas las medidas razonables para mitigar las consecuencias para el cliente".
• Una respuesta cuando usted pregunta. La Regla 4-1.4 exige que el abogado atienda con prontitud las solicitudes razonables de información, y la opinión del Colegio la aplica a las solicitudes del expediente.

Si ya se presentó una demanda, hay un paso más, y lo maneja su abogado nuevo. La Regla 4-1.16(c) exige que el abogado cumpla con la ley aplicable que requiere aviso al tribunal o permiso del tribunal para terminar una representación, y el punto 2 de la Declaración dice que a menudo el abogado debe obtener la aprobación del tribunal antes de retirarse de un caso.

¿Cómo pasa el expediente de un bufete al siguiente?

El orden importa más que cualquier paso suelto. La misma secuencia está en la página de cómo cambiar de abogado, y esta es la versión para el expediente.

1. Contrate primero al bufete nuevo. Hágalo antes de terminar nada, para que nunca haya un momento en que nadie sea responsable de su caso. El bufete nuevo le dice por escrito qué necesita de usted para que el bufete anterior pueda entregarle los materiales.
2. El bufete nuevo hace la solicitud. Le toca al bufete nuevo pedir el material del expediente que necesita y decir qué está pidiendo. Nosotros no redactamos la solicitud por usted, porque eso es trabajo legal que le corresponde al abogado.
3. El bufete anterior envía copias y una lista detallada de los costos que gastó. El punto 6 de la Declaración le da derecho a saber cuánto ha gastado su abogado a su nombre, así que pida la lista aunque el expediente llegue primero.
4. Si el bufete anterior dice que está reteniendo algo, pregunte qué y por qué, por escrito. Si la razón son los costos, pida el monto y si una garantía razonable liberaría el material. Esos son los dos desenlaces que nombra la opinión del Colegio.
5. Compare lo que llegó con lo que usted sabe que existe. La lista de la sección siguiente es un punto de partida.

Ninguna regla fija un número de días. La Regla 4-1.16(d) pide medidas "razonablemente posibles", y el tiempo real depende de qué tan ordenado esté el primer expediente, de si es en papel o electrónico y de si el bufete anterior está disputando los costos. Si la respuesta son semanas y usted tiene un plazo, dígalo en su primera solicitud. La página de plazos explica por qué el plazo de su reclamo no se detiene mientras el expediente se mueve.

¿Qué debe pedirle al bufete anterior?

Pida lo que mantiene el caso en marcha, y pregúntele a su abogado nuevo cuáles importan más. Una lista útil:

¿Qué hace si el bufete anterior se demora o se niega?

Suba la escalera en orden, y déjelo todo por escrito. Un registro con fechas es lo que hace rápido cualquier paso posterior.

1. Vuelva a pedirlo por escrito. Mande una solicitud fechada al abogado y al bufete, diga exactamente qué necesita y para qué, y diga para cuándo. La Regla 4-1.4 exige que el abogado atienda con prontitud las solicitudes razonables de información.
2. Pregunte qué se está reteniendo y por qué. Si la respuesta son los costos, la pregunta útil es el monto y qué liberaría el material. Eso le dice si se enfrenta a un gravamen o solo a una demora.
3. Llame a la línea del Colegio para consumidores. El Programa de Asistencia al Consumidor del Colegio de Abogados de Florida, 1-866-352-0707, puede comunicarse con el abogado para darle a conocer sus inquietudes. La página del Colegio incluye la falta de devolución de papeles y bienes del cliente entre las situaciones en que el programa puede ayudar. Atiende de 9:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes. El personal no puede dar asesoría legal ni tomar decisiones por usted, y el programa no sustituye a un tribunal.
4. Pregúntele a su abogado nuevo por el tribunal. Si un gravamen es válido, y qué garantía exigiría un tribunal antes de liberar el material, lo decide un tribunal, y eso lo evalúa un abogado.
5. Denuncie una infracción si llega a eso. La opinión del Colegio cita The Florida Bar v. Varner, 992 So. 2d 224 (Fla. 2008), como un caso en que no darle al abogado sucesor una copia del expediente del cliente violó la Regla 4-1.16(d). Una queja se presenta en el formulario de consulta o queja del Colegio, y el Colegio dice que una queja debe venir solo después de que otras formas de resolver el problema no hayan funcionado.

Empiece con los dos primeros. El tercero existe para los casos en que no funcionan. La página de llamadas sin respuesta tiene la misma escalera para un abogado que dejó de contestar.

¿Qué debe reunir antes de hablar con un bufete nuevo?

• Su primer contrato y la Declaración de Derechos del Cliente, incluido cualquier párrafo sobre el expediente, los cargos de copiado o los costos.
• Cualquier lista detallada de costos y cualquier carta sobre un gravamen o costos sin pagar.
• Los documentos que usted tiene personalmente: fotografías, papeles médicos, cartas del seguro y todo lo que firmó.
• Las fechas que importan: el accidente, el día en que firmó con el primer bufete y cualquier oferta de la que le avisaron.
• Una lista corta de lo que no tiene pero cree que existe, como un reporte que nunca le mostraron.

Antes de dejar a su abogado actual

Encuentre primero al bufete nuevo y termine la representación anterior después. El orden de los pasos evita que alguien se quede sin responsabilidad sobre el caso, y un abogado despedido solo recupera el valor razonable del trabajo hecho, y solo si el caso recupera dinero. Si lo que le preocupa es el expediente, quédese con lo que dice la opinión del Colegio: sus propios papeles y copias útiles, a un costo razonable, y los costos o honorarios sin pagar como la situación en que un bufete puede retener material.

Preguntas frecuentes

¿Es verdad que el expediente de mi caso es del bufete y no mío?

Sí, en el sentido de la propiedad. El comité de ética del Colegio de Abogados de Florida, en la Opinión 88-11 (Reconsideración), dice que la jurisprudencia de Florida trata el expediente que genera un abogado como propiedad del abogado, no del cliente, y cita Dowda & Fields v. Cobb. Eso no lo deja sin derechos. La Regla 4-1.16(d) exige que su abogado anterior tome medidas razonables para proteger sus intereses, incluida la entrega de los papeles y bienes a los que usted tiene derecho, y la opinión dice que el abogado debe atender una solicitud razonable de copias del material del expediente que le sirva a usted.

¿Mi abogado anterior puede negarse a darle mi expediente a mi abogado nuevo?

Por lo general, el abogado debe entregar los documentos originales de usted y tiene la obligación ética de atender una solicitud razonable de copias del material útil del expediente. La única situación en que un bufete puede retener materiales es un gravamen de abogado, que por lo común gira en torno a costos u honorarios sin pagar. Si un gravamen es válido y hasta dónde llega lo deciden los tribunales, y una opinión de ética lo limita en los casos por contingencia.

¿Mi bufete anterior puede retener mi expediente hasta que pague los costos del caso?

En algunas situaciones, sí. La opinión del Colegio de Abogados de Florida dice que un abogado despedido puede hacer valer un gravamen de retención hasta que los costos se reembolsen o se garanticen razonablemente. También dice que, si su contrato hace que el reembolso de los costos dependa del resultado, el abogado no puede hacer valer éticamente un gravamen de retención por esos costos antes de que el caso recupere algo. Su primer contrato decide en cuál de las dos situaciones está usted.

¿Y si mi contrato dice que solo debo los costos si ganamos?

Entonces la opinión del Colegio dice que el bufete no puede retener éticamente su expediente por esos costos antes de una recuperación. La Regla 4-1.8(e)(1) permite que un abogado adelante costos con reembolso condicionado al resultado. Busque la oración de su contrato que lo dice y llévela al bufete nuevo, porque cambia la posición del primer bufete.

¿A qué tengo derecho del expediente de mi abogado anterior?

A sus propios documentos originales y a copias del material del expediente que le sirva. La opinión del Colegio dice que un abogado debe considerar entregar los documentos presentados ante un tribunal, los documentos firmados preparados para su uso, la correspondencia necesaria, los registros electrónicos necesarios, el descubrimiento que usted pagó, las opiniones legales emitidas a su solicitud y los estados de cuenta. Dice que un cliente por lo general no tiene derecho a la información confidencial de otro cliente, los materiales administrativos internos, los borradores y documentos sin firmar, las consultas sobre ética o negligencia profesional ni los memorandos e investigación internos.

¿Mi abogado anterior puede cobrarme por copiar mi expediente?

Sí, una cantidad razonable. El abogado no tiene que asumir el costo de reproducir el expediente, y la opinión del Colegio dice que el cargo debe ser razonable y reflejar los costos reales en que se incurrió. También se permite una cantidad razonable por recuperar y entregar los materiales. Revise su primer contrato para ver si tiene una cláusula de copiado y pregunte al bufete nuevo quién pagará antes de entregar dinero.

¿Cuánto tiempo tiene mi bufete anterior para enviar mi expediente?

Ninguna regla da un número de días. La Regla 4-1.16(d) exige medidas razonablemente posibles, y cuánto tarda eso depende de qué tan ordenado esté el expediente y de si el bufete está disputando los costos. Si usted tiene un plazo, dígalo en su solicitud por escrito.

¿Qué hago si mi abogado ignora mi solicitud del expediente?

Mande una solicitud fechada por escrito y luego pregunte qué se está reteniendo y por qué. Si el bufete sigue sin responder, puede llamar al Programa de Asistencia al Consumidor del Colegio de Abogados de Florida al 1-866-352-0707, que puede comunicarse con el abogado para darle a conocer sus inquietudes. Una queja ante el Colegio es el último paso, y su abogado nuevo puede decirle si conviene involucrar primero a un tribunal.

¿Quién pide el expediente, el bufete nuevo o yo?

El bufete nuevo debe hacer la solicitud, y el bufete anterior debe enviarle el material al bufete nuevo. Usted firma lo que el bufete nuevo le pida firmar y se queda con copia de todo lo que envíe o reciba. Si no habla inglés, pregunte antes de firmar quién del bufete nuevo le va a explicar en español lo que llegue del bufete anterior. Nosotros no redactamos la solicitud por usted, porque eso es trabajo legal que le corresponde al abogado.

¿Me van a entregar las notas y los memorandos internos de mi abogado anterior?

Por lo general, no. La opinión del Colegio enumera las notas personales, las evaluaciones o impresiones sobre clientes, los materiales administrativos internos, los borradores y los memorandos e investigación legal internos como material al que un cliente por lo general no tiene derecho. La opinión agrega que el deber del abogado de protegerlo puede exigirle entregar algún material que normalmente retendría, como un borrador, según los hechos.

¿Pueden devolverme los documentos originales que entregué, como fotos, papeles médicos o identificaciones?

Por lo general, sí. La opinión del Colegio dice que el abogado debe entregar los bienes propios del cliente, como los documentos originales con valor intrínseco que el cliente le dio. Lo que el bufete no está obligado a entregar es su propio expediente original, porque la jurisprudencia de Florida lo trata como propiedad del abogado. Haga una lista de lo que entregó y pídala de vuelta por escrito.

¿Qué pasa con mi expediente si ya se presentó una demanda?

El traspaso funciona igual, con un paso más. La Regla 4-1.16(c) exige que el abogado cumpla con la ley aplicable sobre el aviso al tribunal o el permiso del tribunal para terminar una representación, y el punto 2 de la Declaración dice que a menudo se requiere la aprobación del tribunal. Su abogado nuevo se encarga del trámite en el tribunal.

¿SwitchMyAttorney se comunica con mi bufete anterior para conseguir mi expediente?

No. No nos comunicamos con su bufete actual. Si más adelante contrata a un bufete nuevo, pedir el expediente es un paso que usted da con ese bufete, y el bufete se encarga.